Nie każda fundacja od razu potrzebuje system CRM…
Większość organizacji zaczyna dokładnie tak samo.
Lista darczyńców w Excelu.
Kilka folderów na Dysku Google.
Maile rozrzucone pomiędzy pracownikami.
Notatki zapisane w telefonie.
Dokumenty w kilku różnych miejscach.
Na początku wszystko działa.
Do momentu, kiedy organizacja zaczyna się rozwijać.
Pojawia się więcej darczyńców, kolejne zbiórki, kampanie, partnerzy i wolontariusze. A wraz z nimi coraz więcej informacji, które trzeba gdzieś zapisać, odnaleźć i odpowiednio wykorzystać.
To właśnie wtedy wiele fundacji zadaje sobie pytanie:
Czy Excel nadal wystarcza?
Excel jest świetnym narzędziem… do pewnego momentu
Excel ma wiele zalet.
Jest prosty.
Jest powszechnie znany.
Nie wymaga wdrożenia.
Dlatego dla niewielkiej organizacji może być dobrym rozwiązaniem na start.
Problem pojawia się wtedy, gdy arkusz zaczyna pełnić rolę systemu CRM. A do tego po prostu nie został stworzony.
7 sygnałów, że Excel przestaje wystarczać
1. Coraz więcej osób edytuje ten sam plik
Jedna osoba dopisuje darczyńców.
Druga poprawia dane.
Trzecia usuwa rekordy.
Po chwili nikt nie wie, która wersja jest aktualna.
2. Szukanie informacji trwa dłużej niż rozmowa z darczyńcą
Kiedy ktoś dzwoni z pytaniem o wcześniejsze wsparcie, zaczyna się przeszukiwanie:
- Excela,
- skrzynki mailowej,
- dokumentów,
- notatek.
Każda minuta to stracony czas.
3. Historia kontaktu nie istnieje
Nie wiadomo:
- kto rozmawiał,
- kiedy,
- o czym,
- jakie były ustalenia
A przecież relacje z darczyńcami buduje się właśnie dzięki pamięci o wcześniejszych kontaktach.
4. Raporty powstają ręcznie
Zestawienia przygotowywane przed zarządem lub grantodawcą zajmują godziny.
Dane trzeba kopiować, filtrować i sprawdzać.
5. Wysyłka maili jest chaotyczna
Nie wiadomo:
- kto dostał podziękowanie,
- kto wpłaca regularnie,
- komu warto przypomnieć o darowiźnie.
6. Dane znajdują się w kilku miejscach
Excel.
Google Drive.
Mail.
Telefon.
Każde nowe miejsce zwiększa ryzyko pomyłki.
7. Organizacja rośnie szybciej niż narzędzia
Największym problemem nie jest liczba darczyńców.
Największym problemem jest brak jednego miejsca, które porządkuje całą wiedzę o organizacji.
CRM nie zastępuje Excela. Rozwiązuje zupełnie inny problem.
To ważne…
CRM nie powstał po to, aby być „bardziej rozbudowanym Excelem”. Jego zadaniem jest uporządkowanie codziennej pracy organizacji. W jednym miejscu można zarządzać darczyńcami, historią kontaktu, zbiórkami, komunikacją, finansami oraz raportami. Dzięki temu zespół nie traci czasu na szukanie informacji i może skupić się na tym, co najważniejsze – realizacji swojej misji.
Kiedy warto wdrożyć CRM?
Najczęściej wtedy, gdy:
- liczba darczyńców systematycznie rośnie,
- w organizacji pracuje kilka osób,
- prowadzonych jest kilka zbiórek jednocześnie,
- przygotowanie raportów zajmuje zbyt dużo czasu,
- coraz trudniej odnaleźć potrzebne informacje.
To moment, w którym warto pomyśleć o zmianie sposobu pracy, zanim codzienna organizacja zacznie pochłaniać więcej czasu niż sama działalność statutowa.
„Technologia nie ma zastępować ludzi. Ma sprawić, że będą mogli poświęcać więcej czasu ludziom. Dlatego CRM-NGO stworzyliśmy z myślą o organizacjach, które chcą rozwijać relacje z darczyńcami, a nie zarządzać kolejnymi arkuszami Excel.”
Magdalena Dworska
Prezes CRM-NGO Fundraising Technology
Excel jest świetnym punktem wyjścia. Dla wielu organizacji to naturalny pierwszy krok.
Jednak wraz z rozwojem fundacji czy stowarzyszenia pojawiają się nowe wyzwania – większa liczba darczyńców, więcej zbiórek, więcej danych i więcej osób zaangażowanych w codzienną pracę. W pewnym momencie arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać, a zaczyna spowalniać organizację.
Właśnie wtedy warto sięgnąć po narzędzie stworzone z myślą o potrzebach NGO – takie, które porządkuje informacje, wspiera budowanie relacji z darczyńcami i pozwala zespołowi skupić się na pomaganiu.
