Fundacja otrzymuje wpłatę. Dane pojawiają się w banku, później trafiają do Excela, następnie pracownik wyszukuje odpowiedniego podopiecznego, przypisuje środki do subkonta, aktualizuje saldo, a czasem przenosi te same informacje do kolejnego programu.

Jedna wpłata. Kilka systemów. Kilka czynności wykonywanych ręcznie.

Przy kilkunastu transakcjach trudno zauważyć problem. Przy setkach lub tysiącach wpłat ręczna obsługa zaczyna jednak pochłaniać dziesiątki godzin pracy.

Dlatego coraz więcej organizacji wdraża CRM dla fundacji, który nie tylko przechowuje dane, ale przede wszystkim automatyzuje powtarzalne procesy.

Ile czasu fundacja traci na ręczne przepisywanie danych?

Koszt programu łatwo umieścić w budżecie. Znacznie trudniej policzyć godziny pracy tracone każdego miesiąca na czynności wykonywane „przy okazji”.

Pracownik pobiera dane z banku, wyszukuje podopiecznego, sprawdza tytuł przelewu, przypisuje wpłatę do subkonta, aktualizuje saldo i kontroluje poprawność informacji.

Jeśli jedna operacja zajmuje średnio 5 minut:

500 operacji × 5 minut = ponad 41 godzin pracy.

To więcej niż pełny tydzień pracy jednej osoby.

Dobry system CRM dla fundacji powinien przejmować czynności, które nie wymagają decyzji pracownika.

CRM dla fundacji zamiast kilku arkuszy i programów

Jednym z największych problemów organizacji jest rozproszenie danych.

Informacje o podopiecznych są w jednym miejscu, wpłaty w drugim, refundacje w kolejnym, zbiórki w osobnym systemie, a część danych nadal znajduje się w Excelu.

W efekcie te same informacje są wielokrotnie kopiowane.

A każde kopiowanie oznacza: więcej pracy + więcej czasu + większe ryzyko błędu.

Dobry program dla fundacji powinien łączyć te procesy. Dane wprowadzone raz powinny być dostępne wszędzie tam, gdzie są potrzebne.

Błędy kosztują więcej, niż się wydaje

Ręczna praca zawsze zwiększa ryzyko pomyłki.

Może to być błędnie przypisana wpłata, niewłaściwe subkonto, pominięta transakcja, podwójnie zaksięgowana kwota czy nieaktualne saldo.

Samo poprawienie błędu może zająć chwilę. Więcej czasu pochłania jednak jego odnalezienie, sprawdzenie historii operacji i wyjaśnienie sytuacji.

Dlatego CRM dla NGO powinien nie tylko przechowywać dane, ale także ograniczać liczbę ręcznych operacji.

Im mniej ręcznej pracy, tym mniej miejsc, w których może pojawić się błąd.

Brak automatyzacji odczuwa również podopieczny

Osoba zbierająca środki na leczenie, rehabilitację czy sprzęt chce wiedzieć:

Czy wpłata już dotarła? Ile środków mam na subkoncie? Czy pieniądze zostały zaksięgowane?

Jeżeli dane są aktualizowane ręcznie, pojawiają się telefony, wiadomości i e-maile.

Pracownik musi przerwać swoją pracę, sprawdzić informacje i odpowiedzieć.

Przy kilkuset podopiecznych powstaje kolejny proces pochłaniający wiele godzin miesięcznie.

Nowoczesny system dla fundacji może udostępnić podopiecznemu własny panel z bieżącym saldem, wpłatami czy informacjami o rozliczeniach.

Podopieczny szybciej otrzymuje informacje, a pracownicy mają mniej powtarzalnych zapytań.

Subkonta dla podopiecznych szczególnie potrzebują automatyzacji

W organizacjach prowadzących subkonta dla podopiecznych liczba operacji może być bardzo duża.

Każda wpłata musi zostać prawidłowo przypisana.

Przy kilkudziesięciu podopiecznych ręczne księgowanie może być jeszcze możliwe. Przy kilkuset czy kilku tysiącach skala pracy szybko rośnie.

Dlatego oprogramowanie dla fundacji prowadzącej subkonta powinno przede wszystkim automatyzować przypisywanie środków, rozliczenia i aktualizowanie danych.

Nie chodzi o cyfryzację dla samej cyfryzacji.

Chodzi o to, żeby system wykonywał pracę, której człowiek nie musi robić ręcznie.

1,5% podatku pokazuje skalę problemu

Jednym z najlepszych przykładów jest księgowanie środków z 1,5% podatku.

Fundacja otrzymuje dużą liczbę danych, które trzeba przetworzyć i przypisać do podopiecznych.

Przy ręcznej obsłudze każda pozycja oznacza kolejną czynność dla pracownika.

1000 pozycji? 1000 operacji.
10 000 rekordów? Skala pracy rośnie razem z liczbą danych.

Dobry program dla NGO może automatycznie przetworzyć dużą część informacji, a pracownik zajmuje się głównie przypadkami wymagającymi rzeczywistej weryfikacji.

Ile naprawdę kosztuje brak automatyzacji?

Brak automatyzacji oznacza nie tylko koszt pracy.

To także:

• więcej czasu poświęconego na powtarzalne czynności,
• większe ryzyko błędów,
• opóźnienia w aktualizacji danych,
• podwójne przepisywanie informacji,
• więcej telefonów i wiadomości,
• trudniejsze raportowanie,
• mniej czasu na rozwój fundacji.

Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny.

Każda godzina poświęcona na kopiowanie danych to godzina, której pracownik nie może przeznaczyć na kontakt z darczyńcami, kampanie fundraisingowe, współpracę z partnerami czy wsparcie podopiecznych.

Dlatego zamiast pytać tylko:

„Ile kosztuje CRM dla fundacji?”

warto zapytać:

„Ile miesięcznie kosztuje nas praca, której dzięki automatyzacji nie musielibyśmy wykonywać?”

Co powinien oferować dobry CRM dla fundacji?

System dostosowany do potrzeb NGO może łączyć w jednym miejscu m.in.:

• bazę podopiecznych,
• subkonta,
• darowizny,
• zbiórki internetowe,
• refundacje,
• księgowanie wpłat,
• import środków z 1,5%,
• komunikację e-mail i SMS,
• obsługę darczyńców,
• statystyki i raporty.

Najważniejsze nie jest jednak to, ile funkcji posiada oprogramowanie dla fundacji.

Najważniejsze jest to, ile powtarzalnej pracy wykonuje za organizację.

CRM-NGO – mniej przepisywania, więcej czasu dla organizacji

CRM-NGO został stworzony z myślą o realnych procesach fundacji i stowarzyszeń.

System łączy m.in. obsługę podopiecznych i subkont, darowizny, zbiórki internetowe, refundacje, komunikację oraz procesy finansowe.

Dzięki temu organizacja nie musi budować swojej pracy z kilku niezależnych programów i arkuszy.

Dobrym przykładem automatyzacji jest księgowanie środków z 1,5%. W Fundacji Złotowianka wykorzystanie CRM-NGO pozwoliło skrócić proces, który wcześniej zajmował około trzech tygodni, do około sześciu godzin.

To właśnie pokazuje, czym powinien być dobry CRM dla fundacji.

Nie kolejnym programem, do którego trzeba przepisywać informacje.

Ale narzędziem, które pozwala przestać je przepisywać.

Automatyzacja nie zastępuje ludzi

Technologia nie zastąpi rozmowy z podopiecznym, relacji z darczyńcą czy pomysłów pracowników.

Może jednak sprawić, że ludzie będą mieli na te działania więcej czasu.

System wykonuje powtarzalne operacje.

Człowiek zajmuje się tym, co naprawdę wymaga człowieka.

Sprawdź, ile czasu może odzyskać Twoja fundacja

Jeśli w Twojej organizacji dane nadal krążą pomiędzy Excelem, bankiem, pocztą i kilkoma programami, warto sprawdzić, które procesy można uprościć.

CRM-NGO to CRM dla fundacji i stowarzyszeń zaprojektowany z myślą o codziennej pracy organizacji pozarządowych.