Każda fundacja i stowarzyszenie każdego dnia zarządzają ogromną ilością danych. Darczyńcy, podopieczni, wpłaty, dokumenty, kampanie, wolontariusze czy komunikacja z beneficjentami – wszystkie te informacje muszą być łatwo dostępne i odpowiednio uporządkowane.
Jeśli dane znajdują się w arkuszach Excel, skrzynkach e-mail i kilku różnych programach, organizacja szybko zaczyna tracić czas na ich wyszukiwanie, ręczne przepisywanie i poprawianie błędów.
Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na CRM dla NGO, czyli rozwiązanie stworzone specjalnie z myślą o fundacjach i stowarzyszeniach. Odpowiednio dobrany system CRM dla fundacji pozwala uporządkować procesy, zautomatyzować codzienną pracę i skuteczniej budować relacje z darczyńcami.
Dlaczego zwykły CRM nie wystarczy organizacji pozarządowej?
Większość klasycznych systemów CRM została zaprojektowana dla firm handlowych. Ich głównym celem jest zarządzanie klientami, sprzedażą i procesem ofertowym.
Tymczasem CRM dla NGO powinien wspierać zupełnie inne działania.
Organizacja pozarządowa współpracuje między innymi z:
- darczyńcami jednorazowymi,
- darczyńcami regularnymi,
- podopiecznymi,
- beneficjentami projektów,
- wolontariuszami,
- sponsorami,
- partnerami,
- uczestnikami wydarzeń,
- osobami przekazującymi 1,5% podatku.
W przypadku organizacji pozarządowej relacja z darczyńcą nie kończy się po przekazaniu wpłaty. Wręcz przeciwnie – to początek budowania długoterminowego zaangażowania. Organizacja powinna podziękować za darowiznę, informować o efektach pomocy i utrzymywać stały kontakt.
Dlatego system CRM dla fundacji powinien łączyć bazę kontaktów z historią wpłat, kampaniami fundraisingowymi, dokumentami, zgodami RODO oraz komunikacją z darczyńcami.
Z kolei system CRM dla stowarzyszeń powinien być elastyczny i umożliwiać zarządzanie członkami, projektami, wydarzeniami czy wolontariuszami – również wtedy, gdy organizacja nie prowadzi subkont dla podopiecznych.
Na co zwrócić uwagę wybierając system CRM dla fundacji lub stowarzyszenia?
1. Dopasowanie do sposobu pracy organizacji
Każda fundacja działa nieco inaczej. Przed wyborem systemu warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- które zadania wykonywane są ręcznie,
- gdzie najczęściej pojawiają się błędy,
- jakich informacji pracownicy szukają najczęściej,
- które dane trzeba przepisywać do kilku miejsc,
- czego brakuje obecnym narzędziom.
Dzięki temu łatwiej wybrać CRM dla NGO, który rzeczywiście usprawni codzienną pracę.
2. Możliwość rozwoju organizacji
Dziś organizacja może potrzebować jedynie bazy kontaktów i e-mailingu. Za rok może prowadzić własne zbiórki internetowe, obsługiwać płatności cykliczne lub zarządzać setkami podopiecznych.
Dobry system CRM dla fundacji powinien rozwijać się razem z organizacją, bez konieczności przenoszenia danych do nowego programu.
3. Bezpieczeństwo danych
Organizacje pozarządowe przetwarzają dane osobowe darczyńców oraz dokumentację dotyczącą podopiecznych.
Przed wyborem warto sprawdzić:
- gdzie przechowywane są dane,
- kto ma do nich dostęp,
- czy wykonywane są kopie zapasowe,
- czy system umożliwia nadawanie różnych poziomów uprawnień,
- jak wygląda eksport danych,
- jakie dokumenty RODO zapewnia dostawca.
Bezpieczeństwo danych powinno być jednym z najważniejszych kryteriów wyboru systemu CRM dla fundacji.
4. Intuicyjna obsługa
Nawet najlepszy system nie będzie wykorzystywany, jeśli jego obsługa okaże się zbyt skomplikowana.
Podczas prezentacji warto poprosić o pokazanie najczęściej wykonywanych czynności:
- dodania darczyńcy,
- założenia zbiórki,
- wyszukania wpłaty,
- wysłania wiadomości,
- wygenerowania raportu.
To pozwala ocenić, czy CRM dla NGO będzie wygodny w codziennym użytkowaniu.
5. Wdrożenie i wsparcie
Zakup programu to dopiero początek.
Dobry dostawca powinien zapewnić:
- konfigurację systemu,
- migrację danych,
- szkolenie zespołu,
- wsparcie techniczne,
- możliwość zgłaszania nowych funkcjonalności.
Profesjonalny system CRM dla stowarzyszeń i fundacji powinien być rozwijany razem z organizacjami, które z niego korzystają.
6. Całkowity koszt użytkowania
Porównując oferty, warto uwzględnić nie tylko miesięczny abonament.
Znaczenie mają również:
- koszt wdrożenia,
- opłaty za użytkowników,
- migracja danych,
- integracje,
- wysyłka wiadomości,
- prowizje od płatności,
- warunki rozwiązania umowy.
Najtańszy system nie zawsze oznacza największą oszczędność. W praktyce dobrze wdrożony CRM dla NGO pozwala zaoszczędzić dziesiątki godzin pracy każdego miesiąca.
CRM-NGO – system CRM dla fundacji i stowarzyszeń
Jednym z rozwiązań stworzonych specjalnie dla organizacji pozarządowych jest CRM-NGO (CRMNGO).
To system CRM dla fundacji i system CRM dla stowarzyszeń, który został zaprojektowany na podstawie doświadczeń organizacji działających w trzecim sektorze.
CRM-NGO wspiera między innymi:
- zarządzanie bazą darczyńców,
- obsługę podopiecznych,
- prowadzenie internetowych zbiórek,
- ewidencję wpłat,
- raportowanie,
- komunikację z darczyńcami,
- zarządzanie kampaniami fundraisingowymi,
- prowadzenie dokumentacji.
Fundacja może tworzyć własne strony zbiórek zgodne z identyfikacją wizualną organizacji, zachowując pełną kontrolę nad relacją z darczyńcami oraz wszystkimi danymi.
Wpłaty są automatycznie przypisywane do odpowiednich kampanii i podopiecznych, co znacząco ułatwia codzienną pracę.
Organizacje prowadzące subkonta mogą korzystać z historii finansowej podopiecznych, obsługi refundacji oraz rozliczania środków pochodzących z darowizn i 1,5% podatku.
Jednocześnie CRMNGO doskonale sprawdza się również tam, gdzie fundacja lub stowarzyszenie nie prowadzi subkont. Moduły komunikacji, raportowania, zarządzania kontaktami oraz zbiórkami wspierają różne modele działania organizacji pozarządowych.
Dobry CRM dla NGO wspiera realizację misji organizacji
Nowoczesny CRM dla NGO nie jest jedynie bazą kontaktów. To narzędzie, które pomaga organizacji skuteczniej realizować jej misję.
Dobry system CRM dla fundacji pozwala uporządkować dane, usprawnić współpracę zespołu, ograniczyć ręczną pracę i budować trwałe relacje z darczyńcami oraz podopiecznymi.
Przed wyborem warto przeanalizować sposób działania organizacji, możliwości rozwoju systemu, bezpieczeństwo danych oraz jakość wsparcia oferowanego przez dostawcę.
Najlepszy system CRM dla stowarzyszeń i fundacji nie musi mieć największej liczby funkcji. Powinien przede wszystkim odpowiadać na rzeczywiste potrzeby organizacji i ułatwiać codzienną pracę.
Jeżeli chcesz zobaczyć, jak działa CRMNGO w praktyce, umów bezpłatną prezentację i sprawdź, jak system CRM dla fundacji może usprawnić zarządzanie darczyńcami, podopiecznymi, zbiórkami oraz komunikacją w Twojej organizacji.
